Kilpailu- ja kuluttajavirasto (KKV) katsoi päätöksessään, että Helsingin seudun ympäristöpalvelut -kuntayhtymä (HSY) toimi erityisalojen hankintalain vastaisesti, kun se muutti venttiilien hankintasopimusta olennaisesti järjestämättä uutta tarjouskilpailua.
HSY kilpailutti vuonna 2019 talosulkuventtiilien ja karanjatkojen hankinnan. Hankintailmoituksen ehdoissa määriteltiin, että tietyn mallisten venttiilien toimittajiksi valitaan kaksi yritystä. Ehdoissa sovittiin, että ensisijaiseksi valitulta toimittajalta hankitaan kaksi kolmannesta ja toissijaiseksi valitulta toimittajalta yksi kolmannes tilauksista. Hankintasopimusta jatkettiin vuonna 2021 ottamalla käyttöön kahden vuoden optiokausi.
Hankintasopimuksessa määritellyistä ehdoista poiketen HSY teki suurimman osan hankinnoista toissijaiselta toimittajalta. Hankintayksikkö perusteli hankintasopimuksesta poikkeamista sillä, että ensisijaisen toimittajan venttiileissä oli havaittu virheitä ja lisäksi yrityksellä oli ollut toimitusvaikeuksia. Virheistä ei kuitenkaan ollut reklamoitu yritykselle.
KKV katsoi, että hankintamäärien jakautuminen ensisijaisen ja toissijaisen toimittajan välillä poikkesi merkittävästi alkuperäisestä ehdosta. Tämän seurauksena puitejärjestelystä tuli taloudellisesti edullisempi toissijaiseksi sopimustoimittajaksi valitulle toimittajalle tavalla, jota alkuperäisessä puitejärjestelyssä ei ollut määritetty. KKV:n arvion mukaan HSY toimi erityisalojen hankintalainsäädännön vastaisesti, kun se muutti hankintasopimusta olennaisesti järjestämättä uutta tarjouskilpailua. Virasto antoi kuntayhtymälle huomautuksen erityisalojen hankintalain noudattamatta jättämisestä.
Hankintayksikössä tulisi kiinnittää huomiota sopimuksen toteutumisen valvontaan
Hankintayksikön tulee valvoa sitä, että se noudattaa hankintasopimuksessa sovittua. Mikäli hankintayksikkö poikkeaa hankintasopimuksessa sovitusta, se voi johtaa sopimuksen muuttumiseen tavalla, joka on hankintalainsäädännön vastainen. Hankintayksikön tulee valvoa myös sitä, että sen sopimuskumppani noudattaa hankintasopimusta. Julkisten varojen käytön kannalta on tärkeää, että sovitut sopimusvelvoitteet tulevat täytetyksi.
”Hankinta ei pääty kilpailutukseen, vaan hankintayksiköiden olisi valvottava sopimuksen toteutumista ja myös reklamoitava mahdollisista virheistä. Näin voidaan varmistua kilpailutuksessa määriteltyjen ehtojen noudattamisesta. Siksi on myös tärkeää, että hankintasopimuksen sisältö on sitä käyttävien tiedossa.”
Hankintayksikkö voi menettää oikeuden vedota toimittajan tekemiin virheisiin, mikäli se jättää reklamaation tekemättä kohtuullisessa ajassa. Reklamointia edellytetään myös, mikäli hankintayksikkö haluaa vedota seuraavassa kilpailutuksessa sopimuskaudella esiintyneisiin virheisiin. Reklamaation perusteella myös toimittaja voi korjata mahdolliset virheet toimituksissaan.