Enligt Konkurrens- och konsumentverkets (KKV) beslut av den 4.3.2022 agerade Backstaff Oy i strid med upphandlingslagen när det inte konkurrensutsatte upphandlingen av den planerade evenemangscentralens projektledningsentreprenad i Kotka efter att ha övergått till direktupphandlingsförfarande och gjort väsentliga ändringar i upphandlingen.
Backstaff Oy är ett dotterbolag till Kotkan Julkiset Kiinteistöt Oy som ansvarar för byggandet av evenemangscentret Satama Areena som planeras i Kotka. Backstaff Oy konkurrensutsatte projektledningsentreprenaden för det planerade evenemangscentret i Kotka hamnområde i slutet av år 2020. I upphandlingsannonsen uppgavs upphandlingens uppskattade värde vara 24 miljoner euro. I konkurrensutsättningen lämnades dock inga anbud inom utsatt tid.
Backstaff Oy övergick därefter till en direktupphandlingsprocess, där preliminära förhandlingar fördes med tre företag. Efter förhandlingarna ingick Backstaff Oy ett avtal om utvecklingsfasen med SRV Rakennus i februari 2021. Byggfirmans kostnadskalkyl för projektet enligt planerna i den ursprungliga konkurrensutsättningen var cirka 34 miljoner euro. Under förhandlingsskedet gjordes betydande ändringar i det egentliga entreprenadavtalet som avvek från den ursprungliga konkurrensutsättningen, varefter kostnadskalkylen var cirka 27,5 miljoner euro. Det egentliga upphandlingskontraktet undertecknades i juli 2021.
KKV konstaterade i sin utredning att väsentliga ändringar hade gjorts i upphandlingskontraktet och att inga av upphandlingslagens grunder för avtalsändringar var tillämpliga i fallet. Enligt KKV:s bedömning har ändringarna gällt de centrala delarna av avtalet och det är möjligt att dessa ändringar i upphandlingsannonsen kunde ha lockat även andra potentiella anbudsgivare till det ursprungliga anbudsförfarandet. När betydande ändringar gjordes i upphandlingskontraktet i direktupphandlingsfasen borde hela upphandlingen ha konkurrensutsatts på nytt. Enligt KKV:s bedömning var direktupphandlingen således lagstridig.
KKV fäste Backstaff Oy:s uppmärksamhet vid upphandlingslagens rättsnormer om direktupphandling samt vid rättsnormerna om ändring av upphandlingskontrakt.