Konkurrens- och konsumentverket (KKV) ansåg i sitt beslut att samkommunen Helsingforsregionens miljötjänster (HRM) agerade i strid med försörjningslagen när den väsentligt ändrade ventilernas upphandlingskontrakt utan att ordna ett nytt anbudsförfarande.
HRM konkurrensutsatte 2019 anskaffningen av husavstängningsventiler och spindelförlängare. Enligt villkoren för upphandlingsannonsen valdes två företag som leverantörer av ventiler av en viss typ. I villkoren avtalades att två tredjedelar av beställningarna skaffas från den leverantör som valts som primär och en tredjedel från den leverantör som valts som sekundär. Upphandlingskontraktet förlängdes 2021 genom att en optionsperiod på två år togs i bruk.
Till skillnad från de villkor som fastställts i upphandlingskontraktet gjorde HRM största delen av upphandlingarna av en sekundär leverantör. Den upphandlande enheten motiverade avvikelsen från upphandlingskontraktet med att man hade upptäckt fel i den primära leverantörens ventiler och dessutom hade företaget haft leveranssvårigheter. Felen hade dock inte reklamerats till företaget.
KKV ansåg att fördelningen av antalet upphandlingar mellan den primära och den sekundära leverantören avvek avsevärt från det ursprungliga villkoret. Till följd av detta blev ramavtalet ekonomiskt förmånligare för den leverantör som valts till sekundär avtalsleverantör på ett sätt som inte hade fastställts i det ursprungliga ramavtalet. Enligt KKV:s bedömning handlade HRM i strid med försörjningslagstiftningen när HRM väsentligt ändrade upphandlingskontraktet utan att ordna ett nytt anbudsförfarande. Verket gav samkommunen en anmärkning om underlåtelse att följa försörjningslagen.
Den upphandlande enheten bör fästa uppmärksamhet vid övervakningen av att kontraktet fullgörs
Den upphandlande enheten ska övervaka att den följer det som avtalats i upphandlingskontraktet. Om den upphandlande enheten avviker från det som avtalats i upphandlingskontraktet kan det leda till att kontraktet ändras på ett sätt som strider mot upphandlingslagstiftningen. Den upphandlande enheten bör också övervaka att dess avtalspartner följer upphandlingskontraktet. Med tanke på användningen av offentliga medel är det viktigt att de avtalade avtalsförpliktelserna uppfylls.
"Upphandlingen avslutas inte med konkurrensutsättning, utan de upphandlande enheterna ska övervaka att avtalet fullgörs och även reklamera eventuella fel. På så sätt kan man försäkra sig om att de villkor som fastställts i konkurrensutsättningen följs. Därför är det också viktigt att de som använder upphandlingskontraktet känner till innehållet."
Den upphandlande enheten kan förlora rätten att åberopa fel som leverantören gjort, om den underlåter att reklamera inom skälig tid. Reklamation förutsätts också om den upphandlande enheten vill åberopa fel som förekommit i följande konkurrensutsättning under avtalsperioden. Utifrån reklamationen kan även leverantören korrigera eventuella fel i sina leveranser.